De acordo com o PMBOK 7ª edição a incerteza, no sentido mais amplo, é um estado de desconhecimento ou imprevisibilidade que advém de um risco associado ao não conhecer eventos futuros, além da ambiguidade associada às condições atuais. O gerenciamento de incertezas engloba as atividades de identificar, analisar e mitigar os riscos, como um ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act): No caso de um projeto é associada à complexidade dos sistemas ao qual está inserido e dos seus resultados imprevisíveis. Por este motivo, pode ser definida também como uma situação em que não existe uma compreensão única e completa do sistema a ser gerenciado.
Logo, ao gerenciar incertezas em um projeto, independente do escopo, parte-se da compreensão do ambiente de operação do projeto que inclui fatores econômicos, técnicos, restrições legais, influências sociais e políticas. Os efeitos dessas variáveis de ambiente não podem ser previstos com acurácia e uma infinidade de resultados negativos e positivos podem ocorrer, gerando assim um cenário com inúmeras oportunidades e ameaças para o projeto. Mas, é possível reagir a essas incertezas com uma série de opções, que são:
- Coleta de informações;
- Preparação para vários resultados;
- Design baseado em conjunto;
- Construir resiliência.
Para tal, é necessário entender de forma ampla o ambiente ao qual o projeto está inserido. Os principais aspectos que devem ser levados em consideração neste sentido são:
- Fatores econômicos;
- Considerações técnicas;
- Restrições ou requisitos legais;
- Ambiente físico;
- Ambiguidade associada a condições atuais ou futuras;
- Influências sociais e de mercado;
- Influências políticas internas ou externas.
Ao efetuar esta análise profunda do domínio de desempenho da incerteza é possível observar também que este interage com os demais domínios, principalmente, planejamento, trabalho do projeto e entrega. Portanto, todos os fatores supracitados acabam impactando também nestes domínios relacionados, demonstrando a conectividade entre os domínios e fatores ambientais, que podem afetar os resultados do projeto.
Outro exemplo da relação entre o domínio de desempenho da incerteza e as demais ferramentas de gestão de projetos é a Matriz de Stacey, que analisa duas dimensões para determinar a complexidade de um projeto, sendo elas:
- a) A incerteza relativa dos requisitos para a entrega;
- b) A incerteza relativa de que a tecnologia será utilizada para criar a entrega.
A partir desta análise, é possível determinar o grau de complexidade do projeto.
Além da incerteza geral, fazem parte ainda deste domínio outros aspectos do gerenciamento de projetos, dentre eles:
Ambiguidade: Dividida em ambiguidade conceitual e ambiguidade situacional. A primeira refere-se à falta de compreensão efetiva ocorrida quando o processo de comunicação é realizado por meio de termos ou argumentos semelhantes de maneiras diferentes. Já a segunda trata-se da possibilidade de mais de um resultado alcançável.
Complexidade: Sinaliza a dificuldade do gerenciamento de um projeto devido ao comportamento humano, principalmente quando há muitas influências conectadas, agindo de formas distintas. É comum que projetos de alta complexidade tenham resultados imprevistos ou indesejáveis.
Volatilidade: Característica de ambientes onde ocorrem mudanças rápidas e imprescindíveis. Na maior parte das vezes, afeta o custo e o cronograma.
Riscos: São eventos ou condições incertas, que podem provocar efeitos positivos ou negativos nos objetivos do projeto. Para que sejam contornados de maneira efetiva, é necessário que a equipe do projeto reconheça se o nível de exposição ao risco é aceitável. Um exemplo de ferramenta que pode ser utilizada para identificação destes riscos são as reuniões diárias em pé (daily standup meetings). A abordagem destes riscos constantemente em reuniões garante que o seu gerenciamento continue relevante.
Por fim, demonstramos na tabela abaixo os resultados e sua forma de verificação em relação ao domínio de desempenho de incertezas:
| RESULTADO | VERIFICAÇÃO |
|---|---|
| Uma consciência do ambiente em que ocorrem os projetos, incluindo, entre outros, os ambientes técnico, social, político, de mercado e econômico. | A equipe incorpora considerações ambientais ao avaliar incertezas, riscos e respostas. |
| Explorar e responder de forma proativa à incerteza | As respostas aos riscos estão alinhadas com a priorização das restrições do projeto, como orçamento, cronograma e desempenho. |
| A conscientização da interdependência de múltiplas variáveis no projeto. | As ações para resolver a complexidade, a ambiguidade e a volatilidade são apropriadas para o projeto. |
| A capacidade de antecipar ameaças e oportunidades, e de compreender as consequências dos problemas. | Os sistemas para identificar, capturar e responder ao risco são adequadamente robustos. |
| Entrega do projeto com pouco ou nenhum impacto negativo de condições ou eventos inesperados. | As datas de entrega programadas são cumpridas e o desempenho do orçamento está dentro do limite de variação. |
| Oportunidades realizadas para melhorar o desempenho e os resultados do projeto. | As equipes usam mecanismos estabelecidos para identificar e aproveitar oportunidades. |
| As reservas de custo e o cronograma são utilizados de forma eficaz para manter o alinhamento com os objetivos do projeto. | As equipes tomam providências para prevenir ameaças de forma proativa e, assim, limitam os custos ou as reservas programadas. |